Ley 1266 de 2008 sobre Habeas Data Colombia
El Habeas Data es un derecho constitucional fundamental que permite a las personas conocer la información inscrita en bancos de datos o archivos, y exigir que la misma se encuentre actualizada, o que sea rectificada o eliminada en caso de inconsistencias.
La ley 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012 fueron creadas para la protección de este derecho y del historial crediticio de las personas, en tanto se dictan parámetros para que los datos personales sean utilizados únicamente cuando se haya autorizado el uso de los mismos y para los fines que hayan sido permitidos, es decir, se requiere consentimiento previo, expreso e informado. Es por esto que los responsables de administrar los datos tienen la obligación de informar al titular de los mismos, sobre el uso que se hará de sus datos personales, para que de esta forma se autorice o no determinado tratamiento.
Deberes de los encargados del Tratamiento de Datos
Las personas encargadas de manejar datos de terceros deben cumplir con los siguientes deberes:
- Contar con la autorización del titular de los datos personales para su uso.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares de los datos.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- Adoptar políticas de seguridad para proteger la información.
Además las empresas deben procurar por instaurar una cultura interna que les permita a los funcionarios entender y conocer acerca de la importancia del cumplimiento de la normatividad en esta materia. Para esto podrá construirse un manual de procedimientos con los lineamientos para el tratamiento de las bases de datos de empleados, clientes, proveedores, entre otros. De esta forma, enumeramos algunos cambios importantes a tenerse en cuenta dentro de las empresas:
- Acuerdos de confidencialidad con los empleados para el manejo y acceso a la información.
- Custodiar el acceso físico a la información personal para garantizar su privacidad.
- Realizar protocolos de copias de seguridad.
- Establecer una figura dentro de la organización que vele por la protección de los datos personales y se rija por un manual de políticas y procedimientos.
- Realizar programas de formación que brinden el conocimiento necesario y alcance de la norma a todos los empleados.
Las empresas, además deberán registrar las bases de datos a través de la pagina web de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Implicaciones de no cumplir con la normatividad de protección de Datos Personales
Con la tecnología de la información y las telecomunicaciones, puede prestarse para que los datos personales sean tratados para fines diferentes para los que fueron recolectados, esto precisamente es lo que se trata de proteger con las normas de Habeas Data para que no se violente la privacidad de las personas y otros derechos.
La Ley 1581 de 2012 señala en su artículo 23 una serie de multas a los responsables o encargados del tratamiento de datos cuando no cumplan con sus deberes:
- Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.
- Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis meses.
- Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la SIC.
- Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
Responsabilidad de las casas de cobranza
Además de la normatividad sobre Habeas Data, las casas de cobranza deben seguir los parámetros dictados por las circulares externa 048 de 2008 y 018 de 2016 de la Superintendencia Financiera, que formulan ciertas reglas mínimas que deben tener las oficinas de cobro en la etapa prejudicial y judicial, y que se resumen en los siguientes 6 principios fundamentales:
- Informar a los deudores de manera clara, precisa y concreta la información.
- Cobrar honorarios siempre y cuando haya una gestión pre jurídica comprobable y siempre que se le informe previamente al deudor sobre los mismos.
- Dejar constancia documental de las gestiones realizadas para la recuperación de cartera y de la información que se suministro al deudor.
- Efectuar las gestiones de cobro de una manera respetuosa y en un horario adecuado para el deudor, es decir, aquel que no afecte la intimidad personal y familiar del deudor.
- Reportar los pagos realizados por el deudor y aplicarlos a la deuda de forma inmediata.
- Expedir comprobante de los pagos realizados por el deudor, indicando de forma detallada la manera como estos fueron aplicados.
De acuerdo con lo anterior, la labor de cobro debe adelantarse con profesionalismo, buen trato, respeto de los deudores y en horarios adecuados. Se prohíben las llamadas en la madrugada, fines de semana o mediante cartas intimidatorias o amenazantes.
Al momento del cobro se debe suministrar al deudor, información cierta, suficiente, actualizada y de fácil comprensión, sobre el monto de la obligación, saldo pendiente, interés corriente y de mora, fechas de vencimiento y de pago, días de mora, datos de contacto de los funcionarios o terceros autorizados a quien puede acudir para realizar acuerdos de pago.
Los gastos de cobranza no pueden generarse de forma automática, es decir, por el solo hecho de incurrir en mora o sin mediar gestión alguna tendiente a procurar el recaudo efectivo de la obligación, por lo tanto, en el momento del inicio de las acciones pre jurídicas de la oficina de cobro, podrá cargarse este valor al deudor.
Formas indebidas de cobranza
Los siguientes son algunos ejemplos de las practicas indebidas en las oficinas de cobranza. El deudor que se vea vulnerado en sus derechos podrá acudir a la entidad de cobro donde deberá explicar y presentar pruebas de la extralimitación de la cobranza:
- Presionar el pago poniendo la obligación en conocimiento de terceros que no son parte de la relación crediticia y que no tienen un interés legal.
- La fijación de avisos en zonas comunes, en diarios de amplia circulación o en redes sociales.
- El envío de comunicaciones a terceros que tengan relaciones comerciales con el deudor.
- Indicar o estipular que el deudor no podrá ejercer su derecho de defensa y contradicción.
- No permitir la realización de abonos o pagos parciales a la deuda.
