Aceptación de la factura de acuerdo a la Ley 1231 de 2008
La normatividad sobre la factura como título valor regulada por el artículo 772 del Código de Comercio, se unificó mediante la Ley 1231 de 2008 y sobre la misma se establecieron disposiciones importantes, dándole las características de factura cambiaria de compraventa como título valor de contenido crediticio, que incorpora el derecho a cobrar una suma determinada de dinero.
De esta forma, la factura es un título valor que el vendedor emite al comprador de un servicio, y por lo tanto no podrá librarse si no corresponde a los bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados, es decir, nace con base en una orden donde el comprador esta obligado a pagar el precio de la mercancía o servicio prestado por el vendedor.
La factura original expedida por el vendedor y firmada por el comprador u obligado, será título valor negociable por endoso, por lo tanto deberá ser conservada por el emisor y deberá cumplir con las siguientes características:
- Mención de ser factura cambiaria de compraventa.
- Fecha de creación y vencimiento.
- La expresión en letras de que se asimila a la letra de cambio para todos los efectos legales.
- Número de orden del título.
- Nombre y domicilio del comprador.
- Denominación y características que identifiquen las mercancías vendidas o los servicios prestados (descripción, cantidad, valor unitario y valor total)
- Constancia de entrega material y real.
- Constancia del estado del pago del precio y las condiciones del pago.
No tiene carácter de título valor factura el que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales, pero la falta de estos requisitos no afecta la validez del negocio jurídico del cual nació la factura.
Formas de aceptar la factura
La ley trae las siguientes posibilidades para que se entienda que el comprador o el beneficiario de un servicio acepta la factura, aceptación que puede presentarse de dos formas:
- Firmar la factura original o documento escrito diferente de este.
- Esperar a que transcurran 3 días calendario en los términos de la ley 1676 de 2012 artículo 86 para que la factura se entienda por aceptada.
Como puede observarse, la ley le otorga una carga al beneficiario o comprador para aceptar o rechazar el contenido de una factura, razón por la cual en caso de no pronunciarse sobre la misma, la ley considera que ocurre una aceptación tácita de la misma.
Lo anterior indica entonces que una vez recibida la factura por el comprador, se entenderá la misma irrevocablemente aceptada para todos los efectos legales cuando dentro de los tres (3) días calendarios siguientes al recibo de la misma, no se presenta ningún tipo de objeción, constituyéndose así en una aceptación tacita y dándole a la factura sin firma la calidad de titulo valor.
Características de la aceptación de la factura
De acuerdo al artículo 2 de la ley 1231 de 2008, una vez la factura sea aceptada por el comprador de manera expresa por escrito o en documento separado, se considera que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado ante terceros de buena fé. De esta forma la aceptación expresa de la factura estará completa cuando contiene:
- Nombre o sello de quien recibe la factura
- Identificación con cédula o Nit.
- Fecha de recibido de la factura
“El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibido de la mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.
En el mundo globalizado en el que vivimos, las relaciones de los negocios han tenido que trascender del papel físico en búsqueda de la sustentabilidad de la sociedad lo que ha llevado a que nos convirtamos a la tecnología, aplicando de esta forma soluciones como las guías de entrega de las transportadoras.
En Colombia, se faculta a las empresas para que adelanten los procesos ejecutivos ante el incumplimiento en el pago de sus facturas entendiéndose como recibidas las facturas que hayan sido remitidas mediante el correo certificado, de esta forma se entiende aceptada la factura cuando se hubiese sellado la guía de entrega con la respectiva fecha del recibido.
Cuando la factura no se encontrará a satisfacción, la ley 1676 de 2012 en su artículo 86 es clara al afirmar que se tendrá un término de 3 días para realizar la devolución o reclamación o de lo contrario la factura se considerará como irrevocablemente aceptada:
“La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres(3) días calendarios siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento.”
¿Quién está autorizado para aceptar o recibir una factura?
El comprador del servicio no podrá alegar falta de recibido, por razón de la persona que reciba el servicio en sus oficinas o domicilio. De esta forma se ha manifestado en reiteradas ocasiones por la H. Corte Suprema de Justicia, la H. Corte Constitucional y el artículo 772 del código de comercio, modificado por el artículo 2 de la ley 1231 de 2008 señalando expresamente:
“El comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de representación o indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación del título valor”
