La Factura Electrónica como Título Valor: Aspectos Clave para Iniciar una Demanda

En Colombia, la factura electrónica ha ganado protagonismo no solo como un mecanismo eficiente de facturación, sino también como un título valor, lo que significa que puede ser utilizada como un instrumento legal para exigir el pago de deudas. Este avance ha permitido que las empresas optimicen sus procesos de cobro, simplificando el camino hacia la recuperación de cartera vencida. Sin embargo, para poder iniciar una demanda con una factura electrónica, es fundamental cumplir con una serie de requisitos legales y entender bien su naturaleza como título valor.

En este artículo, abordaremos los puntos esenciales que se deben tener en cuenta para utilizar una factura electrónica en el marco de una demanda, y cómo asegurarse de que dicho proceso sea efectivo, asegurando la protección legal y financiera de su empresa.

La Factura Electrónica como Título Valor

En Colombia, la Ley 1231 de 2008 y las reglamentaciones posteriores, como el Decreto 1154 de 2020, establecen que las facturas electrónicas pueden tener la naturaleza de título valor. Esto significa que, bajo ciertos requisitos, una factura electrónica se convierte en un documento que legitima al acreedor para exigir el pago de una obligación. Esta condición otorga a la factura un poder jurídico similar al de un pagaré o letra de cambio, facilitando su cobro, incluso por la vía judicial.

Para que una factura electrónica sea considerada como título valor, debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Mención de ser un título valor: La factura debe indicar expresamente que es un título valor, lo cual es una formalidad clave para poder exigir el pago de la deuda.
2. Aceptación expresa o tácita del deudor: La factura electrónica debe ser aceptada por el deudor. Esta aceptación puede ser expresa, mediante una firma digital o electrónica que confirme la recepción y aceptación de la deuda. En otros casos, la aceptación puede ser tácita, si el deudor no presenta objeciones dentro de los términos legales (tres días hábiles desde la recepción de la factura).
3. Cumplimiento de los requisitos formales de la DIAN: Para que la factura sea válida como título valor, debe cumplir con todas las especificaciones técnicas y formales exigidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esto incluye aspectos como la numeración, la autenticidad del documento, el uso de firmas digitales y la integración con los sistemas de facturación autorizados por la entidad.

Aspectos a Tener en Cuenta Antes de Iniciar una Demanda

Aunque la factura electrónica como título valor otorga una herramienta eficaz para el cobro de deudas, es crucial tener en cuenta ciertos aspectos antes de iniciar una demanda:

1. Verificación de la aceptación de la factura: El primer paso para utilizar una factura electrónica como base de una demanda es verificar que esta haya sido debidamente aceptada por el deudor. Como se mencionó, la aceptación puede ser tácita o expresa. En el caso de la aceptación tácita, es fundamental contar con la prueba del envío de la factura y los términos bajo los cuales se envió, así como la falta de respuesta u objeción por parte del deudor.
Si la factura no ha sido aceptada formalmente, la demanda podría correr el riesgo de ser desestimada. Por lo tanto, es clave revisar si los plazos de aceptación han sido respetados y si el deudor ha manifestado algún tipo de objeción dentro del tiempo permitido.
2. Estudio de prescripción y términos de pago: Como todo título valor, la factura electrónica tiene un término de prescripción, que, en general, es de tres años a partir de la fecha de su exigibilidad. Es importante asegurarse de que la factura no esté prescrita antes de iniciar la demanda. Asimismo, debe revisarse el plazo de pago que fue establecido en la factura. Si el plazo de pago no ha vencido, no se podrá exigir el cobro judicial de la deuda.
3. Conciliación previa: Dependiendo del caso puede ser necesario agotar la conciliación prejudicial antes de presentar una demanda. La conciliación es un requisito procesal obligatorio en Colombia para ciertos tipos de demandas, y su inobservancia puede resultar en la inadmisión de la demanda.
4. Análisis de la capacidad de pago del deudor: Aunque la factura electrónica como título valor facilita el proceso de demanda, es recomendable realizar un análisis previo de la solvencia del deudor. Iniciar una demanda puede implicar costos judiciales, por lo que es necesario evaluar si el deudor tiene activos o capacidad financiera para cumplir con la obligación. Si no es posible recuperar el monto adeudado, la demanda podría no tener un resultado práctico, lo cual resulta en un desperdicio de recursos legales.

Proceso Judicial para el Cobro de la Factura Electrónica como Título Valor

Una vez verificados los aspectos mencionados y estando seguros de que la factura cumple con los requisitos para ser utilizada como título valor, el siguiente paso es iniciar el proceso judicial. En Colombia, este proceso se conoce como proceso ejecutivo, y tiene las siguientes características:

1. Demanda ejecutiva: El primer paso es presentar una demanda ejecutiva, adjuntando como prueba la factura electrónica que contenga la aceptación del deudor. En la demanda, se deberá solicitar al juez que ordene el pago inmediato de la deuda y, si el deudor no cumple, que se proceda con el embargo de bienes.
2. Mandamiento de pago: Si el juez encuentra la demanda debidamente fundada y la factura cumple con los requisitos legales, emitirá un mandamiento de pago. Este es un acto judicial que ordena al deudor pagar la deuda en un plazo determinado, o en su defecto, presentar objeciones.
3. Embargo y secuestro: Una vez aceptada la demanda, se puede proceder con el embargo de bienes, cuentas bancarias o ingresos, con el fin de asegurar el cumplimiento de la obligación. En este punto, la empresa acreedora podrá solicitar el secuestro de los bienes, para garantizar que el monto adeudado sea cubierto.

Ventajas de Utilizar la Factura Electrónica como Título Valor en el Cobro de Cartera

El uso de la factura electrónica como título valor presenta diversas ventajas en el proceso de cobro de cartera:

• Facilita la ejecución de la deuda: Al ser un título valor, la factura electrónica permite que el acreedor exija judicialmente el pago de manera más rápida que otros documentos.
• Prueba documental sólida: La factura electrónica contiene todas las formalidades exigidas por la ley, lo que la convierte en una prueba documental sólida en caso de que sea necesario acudir a los tribunales.
• Eficiencia en los tiempos de cobro: Al ser un documento ejecutivo, la factura electrónica agiliza el proceso judicial, reduciendo considerablemente los tiempos para recuperar el dinero adeudado.

Conclusión

En Trébol Jurídico, comprendemos la importancia de recuperar cartera vencida de manera eficiente y oportuna. La factura electrónica como título valor es una herramienta poderosa que permite a las empresas exigir el pago de sus deudas de forma ágil y efectiva, siempre y cuando se cumplan con los requisitos legales. Nuestro equipo está preparado para guiarlo en cada paso del proceso, desde la verificación de la aceptación de la factura hasta la ejecución judicial, asegurando que sus derechos sean protegidos y que la recuperación de su cartera sea exitosa.