¿Puedes demandar si no te pagan una factura electrónica? La respuesta legal

La factura electrónica no solo es un requisito tributario en Colombia, también se ha convertido en una herramienta clave para respaldar cobros judiciales. Si te preguntas si puedes demandar a un deudor que no ha pagado una factura electrónica, la respuesta es sí, pero hay condiciones que debes conocer.

En Trébol Jurídico te explicamos qué revisan los jueces y qué debes tener en cuenta si piensas iniciar un proceso judicial basado en una factura electrónica impaga.

¿La factura electrónica sirve para demandar judicialmente?

Sí, la factura electrónica sí puede ser utilizada como título ejecutivo, siempre que cumpla con ciertos requisitos. En Colombia, un título ejecutivo es un documento que demuestra una obligación clara, expresa y exigible, permitiendo al acreedor acudir directamente a un proceso de cobro judicial.

Desde la entrada en vigor del Artículo 617 del Estatuto Tributario, y con el soporte técnico de la Resolución 042 de 2020 de la DIAN, la factura electrónica se reconoce legalmente como equivalente a una factura en papel. Esto significa que tiene plena validez jurídica y probatoria, incluyendo para efectos de cobro en sede judicial.

Además, la Ley 1231 de 2008, que regula la factura como título valor, también es aplicable a la factura electrónica. Esto implica que si la factura electrónica cumple con todos los requisitos legales y formales, puede considerarse un documento que genera una obligación ejecutiva.

¿Qué revisan los jueces al admitir una demanda con factura electrónica?

Para que un juez admita una demanda basada en factura electrónica como título ejecutivo, se deben cumplir principalmente los siguientes requisitos:

• Que la factura esté validada por la DIAN. La validación es el paso en el que la DIAN autoriza la factura como documento válido para efectos fiscales.
• Que haya sido enviada al adquirente y se pueda demostrar su recepción. La entrega efectiva al comprador es esencial. Debe existir una prueba de que la factura fue recibida, ya sea a través de correo electrónico o por medio del sistema de facturación electrónica.
• Que haya constancia de aceptación expresa o tácita del deudor. Esto se puede evidenciar si el comprador no presentó objeciones o rechazos dentro del plazo de tres días hábiles desde la recepción.
• Que la factura no tenga notas crédito que modifiquen el valor adeudado. Las notas crédito podrían reducir o anular la deuda, por lo que es importante verificar su inexistencia.
• Que se acredite el incumplimiento en el pago. El plazo de pago debe haberse vencido y no haberse recibido el dinero correspondiente.

Este conjunto de requisitos permite que la factura electrónica sea un documento suficiente para iniciar un proceso ejecutivo, siempre y cuando esté bien soportada.

¿Y si la factura no ha sido aceptada expresamente?

En esos casos, es posible que el juez exija demostrar la aceptación tácita, es decir, que el deudor recibió la factura, no la rechazó oportunamente y no hubo reclamos. Aquí es clave tener pruebas de la entrega (correo electrónico, acuse de recibo electrónico, constancia del proveedor tecnológico, etc.).

También ayuda contar con un contrato, pedido o cualquier otro documento que sustente la relación comercial, el precio acordado y las condiciones de pago.

¿Cuándo no se puede demandar con una factura electrónica?

Existen casos en los que, aunque exista una factura electrónica, no será posible demandar inmediatamente con ella. Algunos ejemplos incluyen:

• La factura fue rechazada expresamente por el comprador.
• Se encuentra en disputa el monto o las condiciones del servicio/producto facturado.
• Existen acuerdos posteriores de pago que modifican la obligación inicial.
• No hay constancia de entrega ni de aceptación.

En estos casos, el proceso judicial puede requerir una etapa previa de conciliación o incluso una demanda ordinaria, que es más extensa que el proceso ejecutivo.

Recomendaciones antes de iniciar una demanda

Antes de acudir a la vía judicial, es importante realizar una revisión completa del caso y asegurarse de tener todos los soportes. Aquí algunas recomendaciones clave:

• Verifica que la factura haya sido correctamente emitida y validada por la DIAN.
• Confirma la entrega de la factura al deudor y guarda las evidencias.
• Revisa que no existan notas crédito ni otros documentos que modifiquen la obligación.
• Asegúrate de que el plazo de pago esté vencido.
• Recopila correos, comunicaciones y otros documentos que evidencien la relación comercial y el incumplimiento.
• Consulta con un abogado especializado antes de presentar la demanda.

Ventajas de utilizar la factura electrónica como título ejecutivo

• Ahorro de tiempo: al ser un documento ejecutivo, evita la necesidad de probar el contrato o la relación comercial desde cero.
• Seguridad jurídica: su reconocimiento legal respalda el proceso.
• Facilidad de gestión: los sistemas de facturación electrónica permiten organizar fácilmente los documentos requeridos.
• Mayor control tributario y comercial: favorece la transparencia y el cumplimiento de normas.

¿Qué pasa si el juez rechaza la demanda?

Si el juez considera que la factura no cumple los requisitos del título ejecutivo, puede inadmitir la demanda. En ese caso:

• Se puede corregir la demanda si hay errores formales.
• O bien se puede optar por otro tipo de proceso judicial, como una demanda ordinaria por incumplimiento de contrato.

Esto implica más tiempo y costos, por eso es importante preparar bien el caso desde el inicio.

Conclusión

Sí, puedes demandar con una factura electrónica en Colombia, siempre que esta cumpla con los requisitos legales para ser un título ejecutivo. Las facturas impagadas no deben quedar en el olvido: hay mecanismos legales para recuperarlas y proteger el flujo de caja de tu empresa.

La clave está en el cumplimiento riguroso del procedimiento de emisión, validación, entrega y aceptación de la factura. Así, estarás en condiciones de reclamar judicialmente lo que te deben.

En Trébol Jurídico nos especializamos en recuperación de cartera prejurídica y judicial, y podemos ayudarte a analizar tu caso para que tomes la mejor decisión antes de acudir a los estrados judiciales.

¿Tu cliente no ha pagado la factura electrónica? No dejes pasar más tiempo: asesórate con expertos y cobra lo que te pertenece.