Factura electrónica como título valor: el nuevo requisito que exigen los jueces en Colombia
En Colombia, la factura electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para respaldar operaciones comerciales y servir como título valor en procesos de cobro judicial.
Sin embargo, una reciente decisión del Tribunal Superior de Medellín (26 de agosto de 2024) cambió la manera en que los jueces evalúan su validez: ahora, para que una factura electrónica pueda usarse en una demanda ejecutiva, debe existir constancia de entrega del bien o de la prestación efectiva del servicio.
¿Qué cambió con este fallo?
Hasta hace poco, se entendía que una factura electrónica validada por la DIAN y registrada en el RADIAN era suficiente para iniciar un proceso judicial de cobro.
Pero el Tribunal Superior de Medellín aclaró que la aceptación tácita —la que ocurre cuando el comprador no rechaza la factura dentro de los tres días— solo empieza a contarse desde la entrega del bien o la prestación del servicio, y no desde la emisión de la factura.
En otras palabras, si no se prueba que el servicio fue prestado o el producto entregado, la factura no presta mérito ejecutivo y el juez puede negar el mandamiento de pago.
Fundamento legal del cambio
Este nuevo criterio se basa en normas que ya existían, pero que los jueces están aplicando con mayor rigor:
- Artículo 772 del Código de Comercio: exige que la factura corresponda a bienes entregados o servicios efectivamente prestados.
- Ley 1231 de 2008: reconoce la factura como título valor, siempre que cumpla con los requisitos legales.
- Decreto 1154 de 2020: establece que la aceptación tácita opera tres días después de la recepción del bien o del servicio.
- Sentencia STC-11618 de 2023 de la Corte Suprema de Justicia: ordena verificar que el documento refleje una obligación real y cumplida.
El Tribunal Superior de Medellín fue enfático: la factura debe reflejar una operación comercial verdadera. Sin prueba de entrega, no hay mérito ejecutivo.
¿Qué significa esto para las empresas?
A partir de ahora, para que una factura electrónica sirva como título valor y pueda respaldar una demanda de cobro judicial, se deben cumplir seis condiciones:
- Que la factura incorpore la obligación de pago.
- Que esté firmada por el emisor o prestador del servicio.
- Que tenga fecha de vencimiento.
- Que se acredite la recepción de la factura.
- Que se pruebe la entrega del bien o la prestación del servicio.
- Que haya aceptación expresa o tácita dentro de los tres días siguientes a la entrega.
El quinto punto —la constancia de entrega o prestación— es ahora el requisito clave. Si falta, el juez puede rechazar la demanda, aunque la factura cumpla todos los demás requisitos técnicos.
¿Qué documentos sirven como constancia?
Los jueces aceptan diversos medios de prueba, siempre que permitan verificar que el servicio o producto fue entregado efectivamente. Entre ellos:
- Actas de entrega o conformidad firmadas por el cliente.
- Correos electrónicos con aceptación o confirmación de recibido.
- Guías de transporte con acuse de entrega.
- Informes técnicos de servicio prestado.
- Registros digitales o trazables (Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos).
No es necesario que sea un documento físico. Cualquier evidencia digital que demuestre que el bien o servicio fue recibido puede servir como soporte válido ante un juez.
Ejemplo práctico
Imaginemos una empresa de consultoría que factura electrónicamente un servicio de asesoría. Si el cliente no firma un acta de recibido o no existe constancia electrónica de que el servicio fue efectivamente prestado, esa factura no podrá cobrarse judicialmente, aunque esté validada y registrada ante la DIAN.
En cambio, si junto a la factura se anexa un correo, documento o registro electrónico que confirme la ejecución del servicio, el juez sí podrá admitir la demanda ejecutiva.
¿Qué pasa con el RADIAN?
El RADIAN sigue siendo importante para la trazabilidad y la circulación de la factura electrónica, pero no reemplaza la constancia de entrega del bien o servicio.
La validación ante la DIAN garantiza el cumplimiento técnico del documento, pero no prueba la relación comercial real entre las partes.
Por eso, el nuevo requisito apunta a cerrar esa brecha: el juez necesita evidencias de que la obligación que respalda la factura realmente existió y fue cumplida en su fase material.
Cómo evitar que una demanda sea rechazada
En Trébol Jurídico, recomendamos a las empresas que utilicen facturación electrónica como respaldo de sus cobros tener en cuenta los siguientes puntos:
- Incluir una constancia o soporte de entrega del bien o del servicio en cada operación.
- Guardar toda la evidencia digital o física relacionada con la entrega o ejecución.
- Verificar la aceptación expresa o tácita del cliente, posterior a la entrega.
- No confundir la validación DIAN con la aceptación jurídica.
- Revisar contratos y procedimientos internos para documentar la entrega o prestación del servicio.
En resumen
La factura electrónica sigue siendo un título valor, pero los jueces están aplicando un control más estricto sobre su mérito ejecutivo.
El nuevo requisito —la constancia de entrega o prestación efectiva del servicio— será determinante para que una factura pueda usarse en un proceso de cobro judicial.
En Trébol Jurídico, seguimos informando sobre los cambios normativos y criterios judiciales que impactan los procesos de cobro jurídico y recuperación de cartera en Colombia, ayudando a las empresas a anticiparse a los nuevos estándares exigidos por los tribunales.
