¿Cómo cobrar una obligación si no tengo las facturas? Documentos alternativos para demostrar una deuda en Colombia
En el ámbito de la recuperación de cartera, la factura de venta es uno de los documentos más utilizados para respaldar una obligación. Sin embargo, existen casos en los que el acreedor no cuenta con las facturas originales o, por distintas razones, estas no fueron expedidas o conservadas. En estas situaciones, es fundamental conocer qué otros documentos pueden servir como prueba de la existencia de una deuda y qué acciones legales se pueden tomar para garantizar su recuperación.
En este artículo, exploraremos qué hacer si no se tienen las facturas para cobrar una deuda, qué otros documentos pueden utilizarse como títulos ejecutivos y cómo proceder legalmente para hacer valer el derecho al pago.
¿Es posible cobrar una deuda sin la factura original?
Sí, es posible. Si bien la factura es un medio de prueba sólido, no es el único documento que permite demostrar la existencia de una obligación. En Colombia, el Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) establece que el cobro de deudas puede fundamentarse en otros documentos que acrediten la existencia de una relación contractual y la obligación de pago.
El éxito de una reclamación dependerá de la naturaleza de la deuda, la existencia de documentos alternativos que la respalden y la capacidad de demostrar que el deudor efectivamente recibió bienes o servicios y tenía la obligación de pagar por ellos.
Documentos alternativos a la factura para cobrar una deuda
Si no cuentas con la factura original, puedes utilizar los siguientes documentos como prueba de la deuda:
- Contratos y acuerdos escritos
Los contratos de compraventa, prestación de servicios o suministro son documentos fundamentales que pueden servir como prueba de la existencia de una relación comercial y la obligación de pago. Si el contrato incluye cláusulas claras sobre los términos de pago y obligaciones de las partes, puede ser suficiente para reclamar la deuda en sede judicial. - Pagarés y letras de cambio
Los pagarés y letras de cambio son títulos valores que contienen una promesa de pago clara y exigible. Son documentos con fuerza ejecutiva, lo que significa que permiten iniciar directamente un proceso ejecutivo sin necesidad de un reconocimiento judicial previo de la deuda. - Órdenes de compra y correos electrónicos
Si existen órdenes de compra, correos electrónicos o cualquier tipo de comunicación escrita en la que el deudor haya solicitado bienes o servicios y haya aceptado su entrega, estos documentos pueden servir como prueba de la existencia de la obligación.
En Colombia, los correos electrónicos y mensajes digitales pueden ser considerados prueba documental, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico. - Estados de cuenta y extractos bancarios
Si el deudor realizó pagos parciales o recibió bienes o servicios sin haberlos cancelado en su totalidad, los estados de cuenta o extractos bancarios pueden demostrar que existió una relación comercial.
Un documento que refleje pagos parciales o débitos en una cuenta del deudor a favor del acreedor puede ser utilizado como indicio de la existencia de la obligación. - Actas de entrega y remisiones firmadas
Las actas de entrega, remisiones y recibos de mercancía firmados por el deudor son pruebas documentales de que este recibió los bienes o servicios. Si un cliente firmó un documento de recepción de productos y luego no los pagó, ese documento puede respaldar una demanda de cobro. - Facturas electrónicas en bases de datos
Si la factura original no se encuentra físicamente, pero fue generada electrónicamente y está registrada en la plataforma de facturación de la DIAN, puede ser recuperada y utilizada como prueba en un proceso judicial.
¿Cómo proceder legalmente para cobrar la deuda sin factura?
Si cuentas con alguno de los documentos mencionados, puedes optar por las siguientes estrategias para recuperar tu cartera:
- Conciliación extrajudicial
Antes de iniciar un proceso judicial, se recomienda intentar una conciliación con el deudor. Un acuerdo de pago firmado en un centro de conciliación o ante una notaría puede servir como título ejecutivo y agilizar el proceso de recuperación. - Proceso ejecutivo con título no cambiario
Si el documento que respalda la deuda no es un título valor (como un pagaré o letra de cambio), pero acredita la obligación de pago (como un contrato o una orden de compra aceptada), se puede presentar una demanda ejecutiva con título no cambiario. En este caso, el juez analizará la validez del documento y podrá ordenar el embargo de bienes o cuentas del deudor. - Proceso ordinario de reconocimiento de deuda
Si no se cuenta con un título ejecutivo, pero hay pruebas suficientes para demostrar la existencia de la deuda, se puede presentar una demanda ordinaria para que un juez reconozca la obligación. Este proceso es más largo que un proceso ejecutivo, pero permite recuperar la deuda cuando no se tiene un documento que cumpla con los requisitos de ejecutividad. - Embargo preventivo para asegurar el pago
Si hay evidencia de que el deudor podría ocultar bienes o deshacerse de su patrimonio para evadir el pago, se puede solicitar una medida cautelar de embargo preventivo. Esto permite inmovilizar cuentas bancarias o bienes del deudor mientras se resuelve el proceso judicial.
Conclusión
Aunque la factura es uno de los documentos más utilizados para respaldar una deuda, no es el único medio de prueba disponible para exigir el pago de una obligación. Existen múltiples documentos, como contratos, pagarés, correos electrónicos, remisiones y estados de cuenta, que pueden ser utilizados para demostrar la existencia de una relación comercial y justificar una demanda de cobro.
En Trébol Jurídico, contamos con la experiencia y el conocimiento necesario para asesorar a empresas en la recuperación de cartera vencida, incluso en aquellos casos donde no se cuenta con las facturas originales. Nuestro equipo analiza cada caso de manera individual para determinar la mejor estrategia legal y garantizar que nuestros clientes recuperen su dinero de manera eficiente y conforme a la ley.
