El 1,2, 3 para el otorgamiento del crédito y el recaudo efectivo
Para lograr un crecimiento empresarial con permanencia económica y sustentabilidad financiera, se requiere de una optimización de recursos y de estrategias comerciales para el cumplimiento del presupuesto, lo que implica que, en la cadena de valor, se debe procurar por una eficiencia desde la presentación de la oferta o portafolio, la prestación del servicio o entrega de la mercadería, la atención al cliente o servicio postventa, para finalmente llegar a un eficiente recaudo. De esta forma, la liquidez de la empresa dependerá de sus departamentos de venta y cartera que deben procurar porque exista una eficiente gestión en las cuentas por cobrar a los clientes.
Dado que las cuentas por cobrar representan una tercera parte del capital de trabajo, la gestión de las mismas debe garantizar el recaudo de los recursos, lo que implica la implementación de políticas que determinen la forma en la que operará la empresa frente a otorgamiento de créditos, estudio de documentación y de referencias, revisión en centrales de riesgo, plazo de pago, entre otros.
Estudio y otorgamiento de crédito
Las ventas a crédito son cada vez más comunes dentro de las empresas, por lo tanto, es importante tener una política sólida que permita administrar las mismas. Esta labor debe realizarse de manera conjunta entre el área comercial y financiera, para lo cual es importante que se tengan definidos los siguientes parámetros (tomado de artículo de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia):
Plazos de crédito por canal de venta, grupo de clientes o productos.
Cupos de crédito por cliente.
Garantías a exigir (Personales y/o reales)
Documentos a exigir (Pagaré, letras o cheques posfechados)
Procedimientos y políticas de recaudo (Tiempos, responsabilidades, etc.)
En el análisis, estudio del crédito y sistema que va a utilizar la empresa como parámetro para determinar el otorgamiento de los créditos a los clientes potenciales, debe tenerse en cuenta los estados financieros y consultas de centrales de riesgo que ayudan a determinar la viabilidad o no del cupo a otorgar. Estos son los documentos que se sugieren sean solicitados para que dicho estudio pueda realizarse de manera completa:
Formulario de vinculación de nuevo cliente o solicitud de crédito con la información de referencias comerciales y bancarias.
Fotocopia de la cédula para personas naturales o certificado de existencia y representación legal cuando se trate de sociedades.
Estados Financieros de lo últimos dos años.
Autorización de consulta y reporte en centrales de riesgo.
Pagaré en blanco con carta de instrucciones.
Cuando lo lineamientos y políticas de crédito están claros, el departamento de cartera deberá realizar actividades de seguimiento, contabilización y recaudo para que de acuerdo a los indicadores establecidos se pueda medir la cartera. Esta labor debe realizarse de manera permanente y conjunta con el área de ventas, teniendo comunicación con el cliente de manera directa para un mejor seguimiento.
Acciones de cobranza
Dentro de las políticas de otorgamiento de crédito, también debe determinarse un plan de acción para el momento en que sea necesario iniciar las labores de recaudo de cartera para los clientes morosos, presentamos los principales pasos a tenerse en cuenta para el éxito en la cobranza:
1. Estado de cuenta actualizado: Para el inicio del cobro, es necesario contar con un estado de cuenta del cliente que se encuentre actualizado y conciliado, considerándose las notas crédito y débito, las devoluciones, promociones, descuentos, entre otros, para de esta forma tener la información clara y que no se presente para excusas para el no pago de las obligaciones por parte del deudor.
2. Revisión de documentos: Se deben revisar los documentos que soportan la obligación (facturas – pagaré – cheque – garantías – codeudores) y establecer si los mismos reúnen todos los requisitos de ley para su cobro e inicio eventual de un proceso ejecutivo. Una vez verificados los mismos, se procederá a la realización de una liquidación de la obligación en donde se incluirán los intereses de mora, plazo o corrientes según se haya pactado y se podrán incluir los honorarios a que haya lugar en caso tal de necesitarse de la ayuda de una agencia de cobros externa.
3. Investigación en centrales de riesgo: Si el cliente/deudor autorizó por escrito la búsqueda de información en centrales de riesgo, podrá adelantarse esta gestión para comprobar su estado de pagos con otras obligaciones vigentes y revisarse alertas. Es importante también estudiar el entorno económico y la referenciación con otros proveedores para determinar las causas de la mora, las cuales pueden estar relacionadas con dificultades internas de los accionistas, problemas operacionales o de ventas, entre otros, y que de acuerdo a los mismos indicarán la estrategia de cobro o la posibilidad de realización de acuerdos de pago.
4. Notificación de cobro y acuerdos: Realizado el anterior ejercicio, es importante enviar una notificación al deudor sobre el estado de su obligación, buscando de esta forma un contacto directo con el mismo para la exploración de soluciones amigables para ambas partes y la firma de acuerdos de pago que permitan hacer un seguimiento a los compromisos establecidos.
5. Cobro jurídico: Cuando no es posible contactar al cliente o el mismo no tiene ánimo de pago, no se compromete con ningún acuerdo o incumple las condiciones acordadas, podrá iniciarse un estudio de bienes para determinar los bienes susceptibles de embargo que tenga el deudor a su nombre, e iniciarse en cabeza de un abogado, el trámite de la presentación de una demanda ejecutiva por el no pago de obligaciones.
Basado en el artículo “Paso a paso para un recaudo de cartera efectivo”. Biblioteca contabilidad y finanzas. Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
