Qué es la Factura Electrónica en Colombia
¿Qué es la factura electrónica?
De acuerdo con el decreto 2242 del 2015, la factura electrónica al igual que la física, es el documento que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios. Operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas y permite el cumplimiento de las condiciones establecidas en relación con su expedición, entrega y recibo o rechazo y conservación.
De acuerdo con lo anterior, la factura electrónica se genera, envía, recibe, registra, contabiliza y paga de manera electrónica. Aunque en primera medida pueda parecer un cambio molesto que implica tramites internos en las compañías, con la capacitación del personal y un proveedor tecnológico autorizado, la factura electrónica traerá consigo numerosos beneficios entre los que se encuentran:
- Facilidad en las transacciones.
- Mejoramiento de procesos.
- Reducción de tiempos.
- Disminución de costos.
- Optimización de trazabilidad y seguridad en las operaciones.
- Mejora de procesos de negocio en las empresas.
- Cuidado del medio ambiente.
- Mejora en la competitividad del país.
- Disminución de la evasión de impuestos hasta en un 50%
La factura electrónica como título valor
Con la entrada en vigencia de la factura electrónica, se desmaterializa la misma en la medida que deja de ser un papel físico para pasar a ser un mensaje de datos. La resolución 0294 de 2018 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo estableció la forma en que operaran las plataformas o sistemas de negociación de facturas electrónicas, las cuales son administradas por personas jurídicas que participarán como intermediarias en el proceso de compra y venta de las facturas. Estos intermediarios además, estarán facultados para participar en el endoso de manera electrónica por mandato del tenedor legitimo del título.
Lo anterior, busca establecer mecanismos confiables de negociación de las facturas electrónicas como título valor y así garantizar los derechos de los tenedores legítimos, los terceros y la libre circulación de estos títulos valores. Recordemos que precisamente la libre negociación y circulación, es una de las características principales de los títulos valores, es decir, que puedan ser transferidos entre personas sin mayores requisitos tal y como se cumple con el pagaré, el cheque y la letra de cambio.
Dado que en la factura electrónica será el documento soporte por excelencia de las transacciones comerciales, es importante que la misma tenga esta característica de circulante para que se permitan hacer negociaciones de manera rápida y ágil. De esta forma podrá accederse a fuentes de financiamiento como el factoring en donde las empresas podrán tener mayor liquidez y flujo de caja en la medida que podrán vender las facturas que aún no han vencido a cambio del dinero en efectivo. Las características necesarias para que se cumpla con la libre circulación de la factura electrónica son de orden técnico y tecnológico, y se resumen en las siguientes:
- Que la factura contenga los requisitos de ley de acuerdo al Decreto 2241 de 2015.
- La factura debe haber sido aceptada de forma electrónica por parte de la persona adquirente o encargado de pagarla.
- La factura electrónica debe haber sido inscrita en el registro de facturas electrónica REFEL, creado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. En esta se dará aviso de los endosos electrónicos realizados lo cual permitirá a los personas un mayor control sobre los mismos en tanto podrán conocer la cadena de endosos, a quien debe hacerse el pago y las garantías del mismo.
¿Desde cuándo rige la factura electrónica?
En la nueva ley de financiamiento o reforma tributaria aprobada el pasado 19 de diciembre de 2018, se establecieron las normas para el inicio de las empresas en la facturación electrónica en el año 2019.
En primera medida, se había determinado que para enero de 2019 todos los responsables de pago del IVA y del Impuesto Nacional de Consumo INC tendrían que empezar a facturar de manera electrónica, sin embargo se creó en la nueva versión, un parágrafo transitorio en donde se indica que no estarán obligados a facturar electrónicamente todos los contribuyentes si no que será la DIAN quien definirá quienes deberán empezar a facturar de esta manera.
Con lo anterior se entiende que durante el 2019 solo seguirán facturando de manera electrónica aquellos contribuyentes que ya habían implementado este cambio a diciembre de 2018 y los grandes contribuyentes a quienes se les amplio el plazo a 30 de junio de 2019. Las demás empresas o personas naturales obligadas, tendrán un mayor tiempo para realizar el cambio a factura electrónica de acuerdo a la resolución de la DIAN que esta por expedirse para regular esta transición.
Aquellos grandes contribuyentes que no inicien con el sistema de facturación electrónica y no cuenten con el mismo en el tiempo estipulado, podrán ser sancionados con la clausura o cierre del establecimiento de comercio.
¿A quienes aplica la factura electrónica?
La facturación electrónica no es solo un tema de las grandes empresas. En Colombia las empresas están distribuidas 94.7% en microempresas, 4.9% en pequeñas y medianas empresas y tan solo el 0.4% son consideradas grandes empresas, siendo todas las anteriores elegibles para iniciar con la facturación electrónica.
La factura electrónica deberá ser empleada entonces por las personas naturales o jurídicas con obligación de facturar o que opten voluntariamente por expedir factura electrónica. En esta categoría encontramos entre los mas importantes los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas IVA y los responsables del régimen común del impuesto Nacional al consumo.
De igual forma los NO obligados a facturar de acuerdo con el estatuto tributario y/o decretos reglamentarios pero que opten voluntariamente por expedir factura electrónica, también podrán iniciar los tramites para migrar al nuevo sistema.
