Registro de Bases de Datos en Colombia: Plazo vence el 31 de marzo de 2025
El 31 de marzo de 2025 es la fecha límite para que ciertas empresas y entidades en Colombia inscriban sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Este requisito, establecido por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), busca garantizar la protección de los datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
Todas las empresas que realicen tratamiento de datos personales deben conocer sus obligaciones legales, ya que el manejo adecuado de la información es clave para la transparencia y la protección de los derechos de los titulares.
¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)?
El RNBD es un sistema de información administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en el que ciertas empresas y entidades deben inscribir sus bases de datos que contengan información personal. Su propósito es supervisar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales y promover la transparencia en el tratamiento de esta información.
¿Quiénes están obligados a registrar sus bases de datos?
El régimen general de protección de datos personales aplica a todas las sociedades y entidades en Colombia, sin excepción. Sin embargo, no todas las empresas deben registrar sus bases de datos en el RNBD.
Según el Decreto 090 del 18 de enero de 2018, están obligadas a realizar el registro:
- Personas jurídicas de derecho privado (sociedades y entidades sin ánimo de lucro) cuyos activos sean superiores a 100.000 UVT.
- Entidades públicas que manejen bases de datos de carácter personal.
- Personas naturales o jurídicas de naturaleza privada que, por normas o tratados internacionales, deban acogerse a la legislación colombiana en materia de protección de datos.
Las microempresas no están obligadas a registrar sus bases de datos en el RNBD, aunque sí deben cumplir con la Ley 1581 de 2012 en cuanto al manejo de datos personales.
¿Qué es el tratamiento de datos personales?
El Tratamiento de Datos Personales comprende cualquier operación que se realice sobre información personal, tales como:
- Recolección
- Almacenamiento
- Uso
- Circulación
- Consulta
- Actualización
- Compartición con terceros
- Eliminación
Este tratamiento debe hacerse conforme a los fines específicos que determine la empresa y siempre en cumplimiento de la normativa vigente.
Impacto del registro de bases de datos en la recuperación de cartera
El adecuado manejo de datos personales impacta directamente a todas las empresas que operan en Colombia, especialmente aquellas que manejan información de clientes, proveedores, empleados o cualquier otro titular de datos. Cumplir con la normativa de protección de datos garantiza que la información se utilice de manera legítima, segura y transparente.
El registro de bases de datos en el RNBD tiene las siguientes implicaciones:
- Garantiza la legalidad en el uso de la información: Inscribir la base de datos en el RNBD demuestra que la empresa cumple con la normativa y tiene autorización para tratar datos personales.
- Evita sanciones: La SIC puede imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales vigentes a quienes incumplan esta obligación.
- Reporte de incidentes de seguridad: Si se presenta una vulneración de datos personales, debe informarse a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes al incidente, lo cual protege a la empresa de responsabilidades legales.
- Fortalece la confianza con los clientes y aliados comerciales: Un adecuado tratamiento de datos refuerza la credibilidad de la empresa, asegurando que la información se maneje de manera ética y transparente.
¿Cómo registrar la base de datos en el RNBD?
El proceso de inscripción en el RNBD es virtual y se realiza a través de la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) siguiendo estos pasos:
- Acceder al portal web de la SIC y dirigirse a la sección del RNBD.
- Crear una cuenta o iniciar sesión con usuario y contraseña.
- Diligenciar la información requerida sobre la empresa y cada base de datos que contenga información personal.
- Reportar y actualizar la información periódicamente según lo establecido en la normativa.
Una vez inscritas las bases de datos, la empresa debe actualizar la información anualmente y reportar cualquier incidente de seguridad cuando ocurra.
Consecuencias de No registrar las bases de datos
El incumplimiento de esta obligación puede generar sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, que incluyen:
- Multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales vigentes.
- Restricciones en el tratamiento de datos personales.
- Sanciones adicionales que pueden afectar la operatividad y reputación de la empresa.
Conclusión
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es una obligación legal que impacta a todas las empresas en Colombia que cumplen con los requisitos establecidos en la norma. Inscribir las bases de datos antes del 31 de marzo de 2025 no solo evita sanciones, sino que también garantiza la transparencia y legalidad en el tratamiento de información personal.
En Trébol Jurídico, asesoramos a empresas en el cumplimiento de la normativa de habeas data y protección de información, asegurando que los procesos de cobranza y manejo de datos cumplan con la ley y protejan los derechos de los titulares. Un manejo adecuado de la información no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza y credibilidad de las empresas ante sus clientes y aliados comerciales.
