Indicadores de gestión de cartera
Los indicadores de gestión de cartera son las herramientas necesarias que permiten un control adecuado de la cartera de las empresas. Se establecen para evitar que los clientes a los que se les otorga un crédito incumplan con la prestación adquirida, es decir que su finalidad es evitar el riesgo de pérdida que llegue a afectar las finanzas de la empresa, a tal punto que entre en recesión por no hacer una evaluación indicada de los clientes (potenciales) a los que se les puede brindar esta prestación de crédito.
Tener un flujo adecuado de cartera permite que la empresa expanda su campo de acción y que sus finanzas tengan fluidez, para esto es necesario que las empresas fortalezcan sus indicadores y creen alternativas para mitigar el no pago de las obligaciones.
Una herramienta funcional es el estudio adecuado de la vida comercial y financiera del cliente potencial, revisando sus documentos mas importantes tales como: solicitud de crédito, certificado de existencia y representación legal, referencias comerciales y bancarias, autorización de consulta y reporte en centrales de riesgos, estados financieros de los últimos dos (2) años, informe de estado de pagos y frecuencia de mora.
Dado que el riesgo de otorgar créditos siempre va a estar latente ante eventualidades que lleven al cliente a estar en mora, es necesario proteger los créditos con garantías reales, establecer un plazo de pago que no supere los 60 días, incluir codeudores o fiadores y en algunos casos, adquirir pólizas que aseguren que el negocio comercial se cumpla de una u otra manera.
Plan de recuperación de la cartera y para la gestión del crédito
La gestión de crédito debe desarrollarse en conjunto con el área comercial de las empresas en tanto son los ejecutivos de ventas quienes conocen de primera mano al cliente, su perfil, situación y riesgos. El tener el área de ventas un contacto permanente con el cliente, le permite a la empresa revisar alertas, realizar negociaciones directas cuando tenga conocimiento de situaciones que puedan llevar al no pago, hacer seguimiento y control de contingencias, enviar a cobro o castigar las obligaciones no pagas.
Cuando se detecte que la cartera vencida y los clientes en riesgo van en aumento, de acuerdo a las políticas de cobro de cada compañía, se deberá iniciar una gestión de cobro que deberá reunir los siguientes pasos:
- Recolección de información: Se debe revisar el estado de cuenta consolidado del cliente, incluir las notas crédito o debito a aplicarse, revisar acuerdos comerciales anteriores y deducciones de ley. Es importante además revisar que la documentación que soporta la obligación este completa y que cumpla con los requisitos de ley en caso de ser necesaria la presentación de demanda.
- Liquidación de la obligación: Una vez se encuentre listo el estado de cuenta, podrá realizarse la liquidación de intereses corrientes y de mora.
- Establecer un mecanismo de negociación: Se deberá revisar la situación de la empresa deudora, financiera y administrativamente, alertas en el medio con otros proveedores, lo cual establecerá el motivo de la falta de pago y permitirá definir si es necesario el inicio de un cobro pre jurídico o si deben iniciarse las acciones legales con demanda.
- Notificación de la obligación: Una vez identificado el estado del crédito y revisadas las opciones de cobro, se podrá enviar una notificación al deudor con el detalle del estado de su cuenta e invitándolo al pago de la misma. Este es un buen momento para establecer un contacto directo con el cliente para conocer los motivos de su mora y revisar acuerdos de pago que beneficien a ambas partes.
- Cobro Prejurídico, negociación y seguimiento: Se recomienda realizarse por una casa de cobro externa a la compañía para mejores resultados. Cuando el cliente tiene voluntad de pago, es importante hacer seguimiento a los compromisos adquiridos los cuales deben ser detallados frente al valor y la forma de pago, identificando fechas exactas para la realización de los abonos.
- Cobro jurídico y extrajurídico: Ocurre una vez agotadas las gestiones conciliatorias sin que se logre la normalización de las obligaciones en mora. Esta etapa inicia con la presentación de demanda ejecutiva por medio de abogado. Los honorarios que se causen por gestión de cobranza deben ser cancelados por el deudor.
