Factura electrónica y firma digital
Dado que uno de los requisitos de los documentos electrónicos es el de la firma, para garantizar la seguridad en lo que respecta a la factura electrónica como título valor, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN ha indicado que la firma valida para este tipo de documentos será la firma digital suscrita por parte del emisor a través del proveedor del software de facturación elegido.
La firma digital utiliza un procedimiento matemático de criptografía, es decir, que para enviar el documento se cuenta con una clave que solo tiene el generador del mensaje, lo cual la convierte en una firma más segura y que permite verificar cualquier alteración no autorizada. Este tipo de firma tiene presunción legal de no repudio, es decir, que cuando ha sido fijada en un mensaje de datos se presume que quien la suscribe tiene la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo, además de que el mensaje de datos no ha sido alterado desde su creación, envío, recepción y almacenamiento.
Los proveedores tecnológicos de software de facturación electrónica, están obligados a tener en cuenta este lineamiento para que las facturas electrónicas incluyan la firma digital como requisito indispensable para la constitución del título valor.
VERIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL COMO REQUISITO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
- Archivo de la factura en formato PDF: Es la representación gráfica de la factura que brinda información sobre la misma, contiene un código QR y el código único de facturación electrónica para verificar su validez en la página de la DIAN.
- Archivo de la factura en formato XML: Es el documento que cuenta con la firma digital y por ende es el que se tiene en cuenta para efectos tributarios y probatorios, en caso de incumplimiento en el pago este es el archivo que se utiliza para la presentación de la demanda ejecutiva.
La factura debe conservarse en formato digital para su validez y seguridad jurídica, cuando se imprime pierde su característica de título valor.
Nota Sobre Anexo Técnico De La Factura Electrónica
En comunicado del 13 de agosto de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, recordó que de acuerdo a la Resolución 0012 del 2021 se anexaron algunas especificaciones técnicas a la factura electrónica que deberían estar implementadas el 18 de agosto por los desarrolladores de los servicios tecnológicos y de software.
De acuerdo con lo anterior, los facturadores deberán finalizar los ajustes en la fecha indicada para que los documentos estén conformes a las especificaciones técnicas del anexo 1.8 de la Resolución, por lo tanto, serán validadas únicamente por parte de la DIAN los documentos facturas, notas débito y crédito que cumplan con estos requisitos, de lo contrario, podrían ser objeto de rechazo por parte del servicio de validación de la DIAN.
Para mayor información al respecto, pueden consultar el siguiente documento donde la entidad informa sobre estas novedades: control de cambios anexo tecnico1.8 Dian
